Kriteria
Lembaga Penyelenggara Pelatihan Asesor Lisensi
Ruang lingkup
1.1. Pedoman ini merupakan
kriteria dan persyaratan umum lembaga pelatihan asesor lisensi berdasarkan
sistem lisensi Lembaga Sertifikasi Profesi Indonesia, termasuk pengembangan dan
pemeliharaan skema pemeliharaan profesi asesor.
1.2. Pedoman ini perlu dibuat agar
pihak terkait yang berminat untuk ikut serta dalam penyelenggaraan pelatihan
asesor lisensi mempunyai gambaran yang jelas sesuai dengan arah dan sasaran
yang ingin dicapai.
Acuan Normatif
Dokumen yang diacu berikut diperlukan dalam penerapan pedoman ini adalah Pedoman BNSP 201, Pedoman BNSP 202, Pedoman BNSP 203, dan Pedoman BNSP 204. Apabila ada perubahan (amademen), dokumen yang diacu menggunakan dokumen yang mutakhir.
Istilah dan Definisi
3.1. Asesor Lisensi (selanjutnya disebut asesor) adalah
seseorang yang memiliki kualifikasi untuk melaksanakan asesmen dalam rangka
asesmen manajemen mutu dalam sistem lisensi Lembaga Sertifikasi Profesi.
3.2. Asesor Kepala untuk Lisensi (seterusnya disebut sebagai
Asesor Kepala) adalah asesor yang memenuhi persyaratan butir 3.1 dokumen ini.
Penilaian dapat dilaksanakan secara menyeluruh oleh Asesor Kepala, atau oleh
suatu Tim Asesmen dibawah tanggung jawab Asesor Kepala. Seorang yang memenuhi
persyaratan asesor kepala dapat ditetapkan sebagai ketua Tim Asesmen.
3.3. Calon asesor adalah seorang yang mempunyai kualifikasi
keahlian/pendidikan dan pelatihan yang sama dengan asesor namun belum mempunyai
pengalaman asesmen yang sama dengan asesor.
3.4. Audit Kecukupan adalah pemeriksaan atau penilaian yang
rinci atas suatu dokumentasi mutu LSP dengan maksud untuk memastikan bahwa
semua unsur-unsur yang terdapat dalam pedoman BNSP 201 dan 202 telah dimuat
dengan cukup dalam dokumentasi mutu.
3.5. Asesmen adalah penilaian lapangan pada LSP/LSP
cabang/TUK untuk membuktikan bahwa kebijakan dan prosedur serta ketentuan yang
dimuat dalam dokumentasi mutu BNSP diterapkan secara taat asas.
3.6. Instruktur pelatihan asesor lisensi adalah personel yang
memiliki kualifikasi/kemampuan untuk memberikan pelatihan asesor lisensi sesuai
dengan pedoman ini.
Penyelenggara pelatihan
4.1. Ketentuan umum
4.1.1 Lembaga penyelenggara pelatihan harus berbadan hukum
sesuai ketentuan yang berlaku di Indonesia.
4.1.2 Lembaga penyelenggara pelatihan harus menyediakan
sumber daya yang memadai untuk menyelenggarakan pelatihan.
4.1.3 Lembaga
penyelenggara pelatihan harus mempunyai kebijakan dan prosedur tertulis dan
terdokumentasi.
4.1.4 Lembaga
penyelenggara pelatihan harus mempunyai struktur organisasi yang
terdokumentasi.
4.1.5 Lembaga penyelenggara pelatihan harus bertanggung jawab
terhadap keseluruhan penyelenggaraan pelatihan.
4.1.6 Lembaga penyelenggara pelatihan harus mendokumentasikan
semua kegiatan dan substansi pelatihan yang dilakukannya, terutama mengenai
kurikulum/silabus, instruktur, metodologi pelatihan dan prosedur untuk
memperoleh sertifikat.
4.1.7 Lembaga penyelenggara pelatihan harus dapat memberikan
penilaian obyektif terhadap kelulusan peserta pelatihan.
4.1.8 Lembaga penyelenggara pelatihan seharusnya diakreditasi
oleh Lembaga Akreditasi Pelatihan Kerja.
4.2. Struktur organisasi
Struktur organisasi lembaga penyelenggara pelatihan
harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memberikan kepercayaan terhadap
mutu penyelenggaraan pelatihannya.
Lembaga penyelenggara pelatihan harus:
a) mempunyai
jumlah personel tetap dengan jumlah dam kualifikasi yang memadai di bawah
tanggung jawab seorang eksekutif senior;
b) mendokumentasikan
tugas dan tanggung jawab setiap personel secara jelas;
c) memiliki
sistem mutu untuk memberikan keyakinan atas kemampuannya dalam menyelenggarakan
pelatihan;
d) memiliki
kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan pengaduan, perselisihan dan
permohonan banding yang diterima dari peserta pelatihan atau dari pihak lain
tentang penanganan pelatihan atau hal-hal lain yang berkaitan.
4.3. Subkontrak
Penyelenggara pelatihan yang telah diakreditasi
dapat mensubkontrakkan sebagian pekerjaan penyelenggaraan pelatihan asesor
lisensi. Subkontrak tersebut harus dituangkan dalam dokumen perjanjian yang
sekurang-kurangnya mencakup ketentuan yang harus dipenuhi oleh kedua belah
pihak termasuk kerahasiaan dan konflik kepentingan, serta penyelenggara
pelatihan harus:
a) bertanggung
jawab penuh untuk pelaksanaan pelatihan termasuk seluruh kegiatan yang
dilakukan oleh mitra kerjanya;
b) menjamin
bahwa organisasi atau perseorangan yang menjadi mitra kerjanya mampu dan taat
terhadap ketentuan yang telah ditetapkan dalam Pedoman ini;
c) memiliki
dan menyimpan catatan seluruh kegiatan
yang dilakukan oleh mitra kerjanya untuk menunjukkan bahwa mitra kerja
tersebut memenuhi persyaratan penyelenggara pelatihan.
Instruktur yang bekerja atas nama mitra kerjanya
harus memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam Pedoman ini. Mitra kerja
tersebut tidak diperkenankan mensubkontrakkan pekerjaannya ke pihak lain.
4.4. Sistem mutu
Lembaga penyelenggara pelatihan harus menentukan
dan memelihara kebijakan serta prosedur penyelenggaraan administrasi pelatihan
yang didokumentasikan dalam bentuk panduan mutu dan dokumen pendukungnya yang
sekurang-kurangnya memuat seluruh elemen persyaratan Pedoman ini, antara
lain:
a) semua
aspek administrasi pelatihan, termasuk penerimaan peserta, daftar hadir, jumlah
peserta, persyaratan peserta, persyaratan instruktur, fasilitas dan peralatan
yang digunakan;
b) sistem
pengendalian dokumen untuk pemeliharaan dan pemutakhiran prosedur dan materi
pelatihan;
c) pemilihan
pelatihan instruktur, evaluasi kecakapan dan kinerja instruktur dan
rekaman;
d) penyimpanan
rekaman setiap pelaksanaan pelatihan, termasuk statistik perencanaan dan
kualitasnya;
e) evaluasi
peserta pelatihan, keputusan lulus tidaknya peserta;
f) pelaksanaan
ujian dan ujian ulang, termasuk keamanan dan kerahasiaan bahan ujian, jawaban
dan penandaan versi soal ujian;
g) pemberian
sertifikat kehadiran dan kelulusan;
h) penyimpanan
soal ujian dan catatan evaluasi harian;
i) perselisihan,
pengaduan dan permohonan banding.
4.5. Audit internal dan tinjauan
manajemen
4.5.1. Lembaga penyelenggara pelatihan harus menyelenggarakan
audit internal periodik minimal satu kali dalam setahun terhadap seluruh
prosedur secara sistematis dan terencana untuk membuktikan bahwa sistem utu
tersebut diterapkan dengan efektif. Lembaga penyelenggara pelatihan harus menyelenggarakan pengamatan proses
pelaksanaan pelatihan. Lembaga penyelenggara pelatihan harus menjamin bahwa:
a) personel
yang bertanggung jawab pada bidang yang diaudit diberitahu tentang hasil
audit;
b) tindakan
perbaikan dilaksanakan secara terjadwal dan dengan cara yang tepat dan; c)
hasil audit direkam.
4.5.2. Manajemen lembaga peyelenggara pelatihan dengan
tanggung jawab eksekutif senior harus melakukan tinjauan manajemen minimal satu
kali dalam setahun untuk menjamin kesinambungan kesesuaian dan efektivitasnya
dala memenuhi persyaratan Pedoman ini serta kebijakan mutu dan tujuan yang
ditetapkan. Rekaman tinjauan manajemen ini harus dipelihara.
4.6.
Sistem pengendalian dokumen
Lembaga penyelenggara pelatihan harus menetapkan dan
memelihara prosedur untuk mengendalikan dokumen dan data yang berkaitan dengan
kegiatan pelatihan. Dokumen tersebut harus dinjau dan disetujui kecukupannya
oleh personel yang berwenang sebelum diterbitkan beserta pengembangan awal atau
setiap amndemen berikutnya atau perubahan yang sedang dilakukan. Daftar seluruh
dokumen dengan masing-masing status terbitan dan status amandemennya harus
dipelihara. Distribusi seluruh dokumen tersebut harus dikendalikan untuk
menjamin bahwa dokumen yang sesuai dapat diperoleh oleh personel lembaga
penyelenggara pelatihan atau organisasi lain jika diperlukan.
4.7.
Rekaman
Penyelenggara pelatihan harus memelihara sistem
rekaman untuk memperhatikan kesesuaian yang berkesinambungan terhadap ketentuan
dalan dokumen ini. Rekaman tersebut harus dipelihara selama jangka waktu
minimal lima tahun kecuali jika ditentukan secara khusus.
Rekaman lembaga penyelenggara pelatihan
sekurang-kurangnya mencakup:
a) data
penyelenggaraan pelatihan termasuk tanggal pelatihan dan tempat pelatihan;
b) biodata
peserta, instruktur, termasuk data jumlah peserta yang lulus dan yang tidak
lulus;
c) salinan
setiap versi soal-soal ujian tertulis, catatan evaluasi harian dan catatan
lainnya yang relevan (salinan-salinan ini harus disimpan untuk waktu minimal 2
tahun);
d) salinan
sertifikat peserta;
e) materi
pelatihan;
f) dokumen
lainnya yang relevan;
g) informasi
tentang prosedur penanganan perselisihan, pengaduan dan permohonan
banding;
h) lokasi,
waktu, iklan atau promosi yang berkenaan denga pelatihan, biaya pelatihan;
i) nama-nama
instruktur dan kualifikasinya;
j) identifikasi
masalah selama penyelenggaraan pelatihan;
k) nama-nama
peseta yang mengikuti ujian ulang;
l) nilai,
status dan identifikasi sertifikat masing-masing peserta.
4.8. Kerahasiaan
Lembaga penyelenggara pelatihan harus menjaga
kerahasiaan semua informasi yang diberikan olen peserta pelatihan, kecuali
seizin yang bersangkutan.
Personel lembaga penyelenggara pelatihan
Umum
5.1.1. Personel yang terlibat dalam pelatihan harus memiliki
kualifikasi/kemampuan untuk melaksanakan fungsinya.
5.1.2. Informasi tentang kualifikasi/kemampuan, pelatihan dan
pengalaman yang relevan untuk setiap personel yang terlibat dalamn
penyelenggaraan pelatihan harus dipelihara oleh lembaga penyelenggara
pelatihan. Rekanan pelatihan dan pengalaman harus dijaga kemutakhirannya.
5.1.3. Tugas
dan tanggung jawab bagi masing-masing personel harus tersedia secara
tertulis.
5.2. Kriteria kualifikasi instruktur pelatihan asesor
lisensi
5.2.1. Untuk menjamin bahwa mutu lulusan pelatihan asesor
lisensi dapat dipertanggungjawabkan, maka kriteria minimal tentang kemampuan
instruktur pelatihan harus memenuhi kriteria minimal yang telah ditetapkan
dalam Pedoman ini.
5.2.2. Kriteria minimal instruktur, minimal harus memenuhi
persyaratan yang ditetapkan sebagai berikut:
a) menguasai
metodologi pelatihan;
b) menguasai
tehnik asesmen dan audit sistem lisensi dan aspek terkait;
c) mampu
mengevaluasi kemampuan peserta;
d) berpengalaman
menjadi instruktur atau minimal telah mengikuti pelatihan instruktur;
e) mampu
berkomunikasi dengan baik;
f) mempunyai
pengalaman dalam program lisensi minimal 1 tahun.
5.2.3. Tugas
dan tanggung jawab instruktur
a) menyampaikan
mata ajaran, membimbing dan memberi tugas kepada peserta pelatihan;
b) menilai
peserta dengan mengamati secara langsung dan memberikan ujian tertulis.
5.3. Prosedur seleksi instruktur
Lembaga penyelenggara pelatihan harus memiliki
prosedur untuk :
a) seleksi instruktur
didasarkan atas kemampuan,
pelatihan, kualifikasi dan pengalamannya;
b) Penilaian
awal dan berkala terhadap instruktur lembaga penyelenggara pelatihan;
c) prosedur
untuk seleksi instruktur lembaga penyelenggara pelatihan harus terdokumentasi
dengan baik.
5.4.
Kontrak personel pelatihan
Lembaga penyelenggara pelatihan harus mewajibkan
personel yang terlibat dalam pelatihan menandatangani kontrak atau dokumen
lainnya yang menyatakan komitmen mereka untuk memenuhi ketentuan yang telah
ditetapkan oleh lembaga penyelenggara pelatihan termasuk hal-hal yang berkenaan
dengan kerahasiaan. Lembaga penyelenggara pelatihan harus mendokumentasikan
kesesuaian personel subkontrak dengan persyaratan personel pelatihan yang
ditetapkan dalam Pedoman ini.
5.5.
Rekaman personel pelatihan
5.5.1. Lembaga penyelenggara
pelatihan harus memelihara rekaman yang mutakhir tentang personel pelatihan
yang terdiri atas : a) nama dan alamat; b) kualifikasi
pendidikan dan status profesional;
c) keanggotaan
dan jabatan dalam struktur organisasi;
d) pengalaman
dan pelatihan relevan yang pernah diikuti;
e) tanggal
rekaman terbaru;
f) penilaian
kinerja.
5.5.2. Lembaga penyelenggara pelatihan harus menjamin bahwa
setiap lembaga yang diberi subkontrak pekerjaan, memelihara rekaman personel
sesuai dengan persyaratan Pedoman ini.
Perselisihan, Pengaduan, Permohonan Banding
Lembaga penyelenggara pelatihan harus menetapkan
prosedur untuk penanganan perselisihan, pengaduan dan permohonan banding yang
disampaikan oleh peserta atau pihak lain
yang terkait.
Dalam hal terjadi perselisihan, pengaduan dan
permohonan banding, penyelenggara pelatihan harus melakukan hal-hal sebagai
berikut :
a) menyimpan
catatan mengenai perselisihan, pengaduan dan permohonan banding serta
usaha-usaha perbaikan yang berhubungan dengan pelatihan;
b) mengambil
tindakan perbaikan, pencegahan, penyelesaian perselisihan, pengaduan dan
permohonan banding;
c) merekam
langkah-langkah yang telah diambil/dilakukan dan mengkaji
keefektifannya;
d) menginformasikan
kepada peserta atai pihak lain yang terkait perihal proses dan hasil
penyelesaian perselisihan, pengaduan dan permohonan banding termasuk
kemungkinan keterlibatan pihak lain yang terkait.
No comments:
Post a Comment